1. Responsabilité

Nous prenons très au sérieux notre engagement à protéger la vie privée des clients. Chaque employé est responsable des renseignements personnels dont il a la garde. Les employés sont informés de l’importance de la confidentialité et reçoivent périodiquement des mises à jour sur la politique et les enjeux connexes.

2. Finalités identifiées : pourquoi nous recueillons des renseignements et lesquels

Nous recueillons des renseignements afin d’établir une relation, d’exécuter un contrat, d’établir votre identité, de fournir à vous et/ou à vos personnes à charge les services de couverture applicables, pour le traitement et le paiement des réclamations, pour nous protéger contre les erreurs et la fraude, et pour répondre aux besoins d’administration continue des régimes collectifs ou pour fournir l’accès à d’autres services de Beneplan Inc.

Nous obtenons la plupart des renseignements vous concernant directement auprès de vous ou auprès d’autres professionnels de la santé que vous avez consultés et autorisés à divulguer des renseignements (en cas de réclamation). Vous avez le droit de savoir comment nous utilisons vos renseignements, ce qui est décrit dans la présente déclaration. Nous limiterons la collecte aux renseignements nécessaires à ces fins et n’en ferons usage qu’à ces fins. Nous obtiendrons votre consentement si nous souhaitons les utiliser à d’autres fins.

Les renseignements que nous recueillons comprennent, sans s’y limiter : nom, adresse résidentielle, adresse courriel, numéro de téléphone, renseignements d’emploi pertinents pour l’administration du régime collectif et services associés, renseignements OHIP de base si nécessaire, numéros d’identification (p. ex. numéro d’employé ou permis de conduire), numéro d’assurance sociale (NAS) aux fins fiscales ou autres déclarations à l’ARC, vérification du statut de résident non permanent, vos besoins en assurance, renseignements de santé fournis par votre médecin ou services médicaux associés (laboratoires, etc.), renseignements contenus dans des documents juridiques (certificats de décès, ordonnances judiciaires, procurations, etc.), renseignements liés à une réclamation ou enquête spécifique (y compris rapports de police, rapports d’enquête et relevés de téléphone mobile), vos préférences marketing — utilisées dans l’adjudication des réclamations — vos coordonnées bancaires pour le dépôt direct des remboursements et autres renseignements nécessaires à l’administration des régimes collectifs. Nous ne recueillerons jamais des renseignements qui ne sont pas nécessaires à l’administration ou à la facilitation du régime collectif.

3. Consentement

Vous avez le droit de déterminer comment vos renseignements personnels et RPS sont utilisés et divulgués. Pour la plupart des besoins d’administration des régimes, votre consentement est implicite par le fait d’adhérer au régime collectif et à ses services; ce consentement peut être exprès ou implicite. Le consentement exprès peut être verbal ou écrit.

Nous recueillons des renseignements afin d’établir une relation, d’exécuter un contrat, d’établir votre identité, de fournir la couverture applicable, pour le traitement et le paiement des réclamations, pour nous protéger contre les erreurs et la fraude, et pour répondre aux besoins d’administration continue des régimes ou fournir l’accès à d’autres services de Beneplan Inc.

Notez que la directive relative au consentement peut entraîner des retards dans la prestation de services ou l’adjudication des réclamations si Beneplan Inc. et ses partenaires disposent d’informations incomplètes vous concernant ou concernant vos personnes à charge.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve des exigences légales ou réglementaires. Si vous ne consentez pas à certaines utilisations des renseignements personnels, ou si vous retirez votre consentement, nous ne pourrons pas administrer votre couverture. Dans ce cas, nous vous expliquerons la situation pour vous aider à prendre une décision.

4. Limitation de la collecte, UTILISATION DES COOKIES, OUTILS D’ANALYSE WEB ET TECHNIQUES SIMILAIRES

Nous recueillons les renseignements par des moyens équitables et légaux et uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture de l’administration des régimes collectifs et des services associés.

Cookies — Beneplan Inc. peut utiliser des cookies (petits fichiers texte déposés sur votre appareil) et des technologies similaires pour fournir nos sites Web et services en ligne et recueillir des données. Les cookies nous permettent, entre autres, de mémoriser vos préférences et paramètres, de permettre la connexion, d’offrir de la publicité ciblée, de lutter contre la fraude et d’analyser la performance de nos sites et services. Nous utilisons également des balises Web pour distribuer des cookies et recueillir des données d’utilisation et de performance.

Notre site peut également contenir des balises Web et du JavaScript fournis par des prestataires tiers. Comme les cookies, ces éléments sont utilisés dans leurs publicités et liens qui peuvent s’afficher sur le site de Beneplan Inc. et sont envoyés directement au navigateur des utilisateurs. Ils reçoivent alors automatiquement votre adresse IP. Ces technologies servent à mesurer l’efficacité des campagnes publicitaires et/ou à personnaliser le contenu publicitaire que vous voyez sur les sites que vous visitez.

Politiques de confidentialité des tiers — La politique de Beneplan Inc. ne s’applique pas aux autres annonceurs ou sites. Nous vous conseillons donc de consulter les politiques de confidentialité des serveurs publicitaires tiers pour plus d’informations, y compris leurs pratiques et les instructions pour se désinscrire de certaines options.

Les outils d’analyse Web fournissent des informations statistiques non identifiantes sur la manière dont les visiteurs interagissent avec notre site et nos applications. Beneplan utilise divers outils d’analyse. Nous pouvons également utiliser Google reCaptcha v3 pour sécuriser notre site et prévenir la fraude.

Beneplan Inc. a activé Google Analytics (incluant : remarketing, rapports d’impressions Google Display Network, intégration DoubleClick Campaign Manager et rapports démographiques et d’intérêts de Google Analytics). Nous pouvons utiliser les données collectées via Google Analytics conjointement avec d’autres renseignements que nous détenons à votre sujet.

Notez que Beneplan n’a pas accès ni contrôle sur les cookies utilisés par des annonceurs tiers. Vous disposez de divers outils pour contrôler les cookies, les balises Web et outils d’analyse (paramètres du navigateur, outils de désinscription fournis par certains prestataires). Vos choix peuvent influencer votre expérience de nos produits. Pour vous désinscrire de Google Analytics for Display Advertising et personnaliser les annonces du Google Display Network, veuillez utiliser les paramètres publicitaires (Ads Settings).

Pour consulter les options de désinscription disponibles, visitez Google Analytics Opt-out Browser Add-on (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/?hl=fr). La politique de confidentialité de Google est disponible ici : https://policies.google.com/privacy?hl=fr

Pour vous désinscrire de l’utilisation de cookies par un fournisseur tiers, visitez www.aboutads.info/choices.

5. Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Les renseignements que nous demandons servent aux fins définies précédemment. Nous solliciterons votre consentement avant toute utilisation hors du cadre de la présente politique. En aucun cas nous ne vendons des listes de clients ni d’autres renseignements personnels à des tiers.

Certains types de divulgation de vos RPS peuvent intervenir dans le cadre des obligations courantes de Beneplan ou de sa gestion pratique. Cela inclut les fournisseurs, consultants et prestataires de Beneplan Inc., sous réserve qu’ils respectent notre politique et uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture de services.

Nous conserverons vos renseignements uniquement pour la durée nécessaire aux fins décrites et, lorsqu’ils ne seront plus requis, ils seront détruits. Beneplan Inc. conservera et archivera les renseignements clients durant une période minimale de cinq ans, mais pas plus de sept ans.

Beneplan Inc. détruira les renseignements, électroniques et papiers, de manière à empêcher toute réutilisation. Toutefois, en raison d’exigences réglementaires, légales ou administratives, certains renseignements peuvent être conservés plus longtemps. Les clients peuvent être tenus de signer un formulaire de consentement à la divulgation de RPS avant toute communication.

6. Exactitude

Nous nous efforçons de garantir que les renseignements personnels recueillis sont exacts, complets et à jour pour les fins prévues. Il est important de nous informer rapidement de tout changement de vos coordonnées ou autres renseignements personnels. Si nous ne pouvons vérifier vos renseignements ou vous joindre, notre capacité à vous fournir nos produits et services peut être limitée.

7. Mesures de protection : protéger vos renseignements

Nous protégeons vos renseignements à l’aide de mesures de sécurité appropriées et commercialement acceptables. Beneplan Inc. conserve des renseignements personnels sous forme papier et électronique. Les documents papier récents sont conservés sur site; les archives plus anciennes peuvent être stockées hors site ou numérisées de façon sécurisée.

Renseignements concernant les enfants — Une de nos priorités est de protéger les enfants en ligne. Nous encourageons les parents et tuteurs à surveiller, participer et encadrer l’activité en ligne de leurs enfants. Beneplan Inc. ne recueille sciemment aucune information permettant d’identifier une personne mineure de moins de 13 ans. Si vous pensez que votre enfant a fourni ce type de renseignements sur notre site, veuillez nous contacter immédiatement; nous ferons tout notre possible pour supprimer rapidement ces données.

Tous nos employés doivent accepter et respecter notre code d’éthique/conduite et les politiques internes. De plus, nous avons mis en place des lignes directrices et pratiques de confidentialité qui sont périodiquement revues et auditées. L’accès aux renseignements personnels est autorisé uniquement aux employés et agents de Beneplan Inc. qui en ont besoin pour l’exécution de leurs fonctions, et aux personnes autorisées par la loi. Nous communiquons des renseignements clients aux assureurs agissant pour notre compte, sous réserve qu’ils soient légalement et éthiquement tenus de protéger la vie privée. D’autres organisations et agents doivent accepter de respecter notre politique et peuvent être amenés à signer des contrats en ce sens. Nous ne leur fournirons que les renseignements nécessaires à l’exécution des services et exigerons qu’ils ne conservent, n’utilisent ni ne divulguent ces renseignements à d’autres fins.

Nos systèmes informatiques sont protégés par mot de passe et configurés pour que seules les personnes autorisées puissent y accéder. Si vous nous envoyez un courriel contenant des renseignements personnels, comme votre nom, nous utiliserons ces renseignements pour répondre. Rappelez-vous que le courriel n’est pas nécessairement sûr contre l’interception. Si votre communication est très sensible, n’envoyez pas de renseignements par voie électronique à moins que le courriel soit chiffré ou que votre navigateur indique un accès sécurisé.

Pour atténuer et gérer les risques en matière de sécurité de l’information, nous avons mis en place un programme de gestion des risques comportant des volets gouvernance et opérationnels, notamment la formation et la sensibilisation à tous les niveaux, la protection par mot de passe, des pratiques et outils de sécurité standards et des politiques internes limitant l’accès selon le principe du besoin de savoir et le consentement donné. Notre gouvernance technologique interne est conçue pour satisfaire aux exigences réglementaires et aux meilleures pratiques de l’industrie. Le programme vise à protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements. Les activités clés incluent la surveillance des systèmes pour détecter et prévenir les intrusions et la réalisation d’analyses des environnements internes et externes pour repérer et corriger les vulnérabilités.  Dans le cadre d’un vaste programme de gestion de la continuité des activités, nous évaluons continuellement notre programme de sécurité pour répondre aux besoins de l’entreprise et des clients.

8. Ouverture : vous tenir informés

Beneplan Inc. a rédigé cette politique de confidentialité en langage clair pour vous informer. Vous pouvez la consulter à l’adresse https://beneplan.ca/privacy-policy/. Pour toute question ou préoccupation, contactez-nous par téléphone; nous y répondrons du mieux possible.

9. Accès et rectification

Sous réserve de quelques exceptions, nous vous donnerons accès aux renseignements que nous détenons dans un délai raisonnable, sur présentation d’une demande écrite et d’une pièce d’identité satisfaisante. Nous pouvons facturer ce service; nous vous en informerons avant le traitement de la demande.

Si vous relevez des erreurs factuelles dans vos renseignements ou ceux d’une personne à charge, veuillez nous en aviser dès que possible; nous effectuerons les corrections nécessaires. Vous pouvez ajouter une brève déclaration de désaccord à votre dossier si nous refusons une modification demandée. Si nous refusons l’accès à vos renseignements, nous vous en informerons par écrit et vous pourrez contester la décision.

10. Contestation de la conformité

Nous vous invitons à nous contacter pour toute question ou préoccupation relative à la confidentialité ou à la présente politique. Nous enquêterons et répondrons à vos préoccupations concernant la gestion de vos renseignements. Dans la plupart des cas, un problème se résout par la communication et la discussion. Vous pouvez nous joindre à :